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Visual System Data Software S.L.N.E. Inform@puntcom™ Soluciones informáticas de gestión empresarial www.informapuntcom.es | Telfs: 902884870 - 675698915 |
TIPS DE FUNCIONAMIENTO GENERAL
1. Iniciar sesión en el programa
2. Vista general de la pantalla principal del programa.
3. Interfaz visual del programa.
4. Botones y funciones habituales.
6. Consulta y búsqueda de registros.
9. Numeración de los registros.
10. Pasos iniciales recomendados (1er uso del programa)
11. 3 puntos básicos al crear documentos de venta y compras
1. Iniciar sesión en el programa
Al ejecutar el programa, nos encontramos con la pantalla de “Login” dónde debemos seleccionar:
·
· El usuario que inicia la sesión de trabajo y su respectiva contraseña.
· Recuerda que la contraseña de Administrador, por defecto, es: 1 Esta contraseña la podemos modificar des del menú de configuraciones.
Una vez verificados los datos, accederemos a la pantalla principal del programa.
2. Vista general de la pantalla principal del programa.
En la zona superior encontramos los distintos botones para acceder a las distintas secciones y funciones del programa.
En la zona inferior encontramos la barra de estado que nos muestra la siguiente información:
Ø Empresa y ejercicio activa; es decir, los datos con los que estamos trabajando en ese momento.
Ø Usuario que se ha logueado y el que en ese momento está trabajando con los datos. Al lado del nombre de usuario se muestra el tipo de permiso asignado.
Ø Fecha y hora actual del sistema.
Para
cerrar la sesión actual de la empresa, ejercicio o usuario activo (o sea con el
que estamos trabajando) sólo deberemos pulsar la opción “cambiar de
empresa/ejercicio”, y de esta forma volveremos a la pantalla inicial de login:
Todas las secciones principales del programa siguen una misma pauta y estructura, lo que nos a va facilitar el aprendizaje y utilización del programa.
Una sección está compuesta por su formulario principal de consulta y búsqueda y sus funciones de gestión (eliminar, nuevo, modificar, ver ficha…). Dependiendo de la sección las funciones serán más básicas o extensas.
3. Interfaz visual del programa.
El entorno visual del programa nos brinda un área de trabajo agradable y actual.
El estilo visual del programa (tema o skin) puede ser modificado para cada usuario desde “configuraciones\Tema para el interfaz visual”
Ejemplo de algunos de los temas disponibles:
Y muchos más….
Actualmente el programa dispone de 10 temas distintos (excepto la edición Standard que incluye 3 temas).
4. Botones y funciones habituales.
Los
botones habituales que puede encontrar en el programa son:
|
BOTÓN |
FUNCIÓN |
|
|
Guardar
datos / Iniciar un proceso |
|
|
Cancelar
y cerrar el formulario |
|
|
Muestra
el manual de ayuda del programa |
|
|
Crear
un nuevo registro |
|
|
Modificar
el registro seleccionado |
|
|
Eliminar
los registros seleccionados |
|
|
Ver
la ficha del registro seleccionado |
|
|
Reiniciar
Grid |
|
|
Cerrar
formulario |
5. Teclas de acceso rápido
Las teclas de acceso rápido nos facilitan la navegación por el programa.
Teclas de acceso rápido habituales son:
|
BOTÓN |
FUNCIÓN |
|
F1 |
Nuevo registro |
|
F2 |
Modificar el registro seleccionado |
|
F3 |
Eliminar los registros seleccionados |
|
F4 |
Ver ficha del registro seleccionado |
|
F5 |
Imprimir ficha de los registros seleccionados |
|
F11 |
Refrescar Grid |
|
F12 |
Mostrar el manual de ayuda del programa |
|
ALT + F4 |
Cerrar el formulario |
|
TAB |
Moverse de un campo a otro |
|
ENTER |
Moverse de un campo a otro |
|
ENTER + Mayús. |
Plegar / Desplegar los campos desplegables |
|
CTRL + D |
Duplicar los registros seleccionados |
Para ver las teclas de acceso rápido específicas para cada sección, sólo debemos mirar en su menú cuales son. Por ejemplo, en la sección de presupuestos:
Por ejemplo, en este caso, podemos ver que las teclas de acceso rápido para “Realizar cobro” son: CTRL + ALT + C
Cajas de texto con botón de la lupa:
En
estos campos podemos realizar la búsqueda del registro por dos vías:
o
en este caso
introduciendo en nº de proveedor y pulsando ENTER. Esto nos devolverá los datos
del proveedor que corresponde al nº que hayamos introducido. En este ejemplo,
hemos introducido el nº 2, y nos ha devuelto los datos del proveedor nº2.
o
Pulsando el
botón de la lupa y nos abrirá un formulario mostrando todos los registros, en
este caso, de proveedores. Seleccionaremos el que necesitamos y se
cumplimentarán automáticamente el resto de campos relativos al proveedor.
Combos: 
Cuando
el foco lo tiene un combo:
- si pulsamos Shift (mayúsculas) + ENTER , se
nos abrirá y cerrará el combo automáticamente.
o
Podemos filtrar
y seleccionar el valor escribiendo sus caracteres. Por ejemplo, si en un combo
tenemos los siguientes valores: CAJA / CPU / TORRES si escribimos CA , automáticamente nos seleccionará el valor CAJA.
Combos con Grid:
Cuando el foco lo tiene un combo-Grid:
- si pulsamos Shift (mayúsculas) + ENTER , se nos abrirá y cerrará el combo-Grid automáticamente.
o Si pulsamos CTRL + 0 se deselecciona cualquier valor. Valor nulo.
o Podemos filtrar y seleccionar el valor escribiendo sus caracteres. Por ejemplo, en este caso si escribimos ALM nos seleccionará automáticamente el valor ALMACENAMIENTO.
6. Consulta y búsqueda de registros.
En el lado izquierdo encontramos el buscador
para filtrar los datos a mostrar en el Grid (control de su lado derecho). El
resultado de nuestras búsquedas también pueden ser filtradas por el filtro de
la propia rejilla (que en el siguiente punto explicaremos), lo que nos
permitirá tener unos resultados de búsquedas muy refinadas.
Para refrescar o inicializar el buscador (o sea poner el buscador en el estado inicial) deberemos pulsar el botón de “reiniciar grid” o la tecla F11. Esta opción no nos quita el filtro que hayamos configurado en el Grid.
En la parte superior encontramos una barra de herramientas y el menú con las distintas funciones que se pueden realizar en esa sección. Como ya hemos dicho, según la sección encontraremos más o menos funciones. Pero en todas las secciones encontraremos como mínimo las siguientes funciones: nuevo, modificar, eliminar y ver ficha.
En el propio menú podemos ver los atajos de teclado para acceder a esas funciones, por ejemplo F1 para crear un nuevo registro, F2 para modificar el registro seleccionado, etc. (los atajos de teclado son explicados en el punto 4.3)
7. Grid (rejillas)
Los
Grids son un elemento importante para los formularios
de consulta. Los podemos encontrar en todas las secciones del programa que
contemplen la opción de consulta y búsqueda.
Partes
principales de un Grid:
Funcionalidades Grid:
Ø
Ordenar:
para ordenar los datos por una columna tenemos dos vías para hacerlo:
o
sólo deberemos
hacer clic en su cabecera respectiva. Si hacemos clic 1 vez, se ordenará
ascendentemente, como nos indica la flecha de la cabecera. Si hacemos clic 2
veces, se ordenará descendentemente. Por ejemplo, si queremos ordenar los datos
por “Forma de pago” ascendentemente, pulsaríamos en su cabecera 1 vez, tal como
indicamos en la siguiente captura:
o
Otra forma de
ordenar los datos es mediante el menú contextual de las columnas. Para mostrar
el menú contextual deberemos hacer clic con el botón derecho del ratón encima de
la columna en cuestión. Entonces nos aparece el siguiente menú:
En la parte superior del menú podemos ver las
opciones de ordenación.
En este último caso podemos ordenar los datos por
tantas columnas queramos. El orden de prioridad de ordenación es relativa al
orden que vayamos ordenando las columnas. Por ejemplo, si nosotros pulsamos
primero la columna “forma de pago” y luego “notas”, primero se ordenará por
“forma de pago” y luego por “notas”, sin por ello deshacer la ordenación de
“forma de pago”.
Ø
Menú contextual: como acabamos de explicar en este anterior punto, si hacemos clic con
el botón derecho del ratón encima la cabecera de una columna o de la cabecera
del Grid, nos aparece el menú contextual. Este nos permite realizar varias
acciones con el Grid y sus columnas. Sus funciones las iremos explicando en
este apartado.
Ø
Agrupar datos: podemos agrupar los datos del Grid por las columnas que queramos.
Cuando una rejilla es agrupada por una columna, aparece la cabecera de la
columna en la cabecera del Grid. En la siguiente captura vemos que hemos
agrupado las entradas y salidas de productos por “Fecha” y por “E/S”,
descendentemente en los dos casos.
Para agrupar los datos por columnas tenemos dos vías
para hacerlo:
o
A través del
menú contextual.
o
O bien
arrastrando la cabecera de la columna hacia la cabecera del Grid.
Para quitar la agrupación también tenemos 2 vías
para hacerlo:
o
A través del
menú contextual de la cabecera del Grid. Pulsando la opción “quitar agrupaje”.
o
O bien
arrastrando la cabecera de la columna agrupada hacia el cuerpo del Grid (la
acción inversa a la agrupación).
Ø
Funciones sumario: podemos realizar las siguientes funciones para cada columna: suma,
mínimo, máximo, recuento, promedio o ninguna. Para ello sólo deberemos hacer
clic con el botón derecho del ratón en el pie del Grid, en la zona de la
columna en cuestión. Seguidamente nos aparecerá el menú contextual de
funciones. Sólo deberemos seleccionar la función deseada.
Si una función está desactiva es porque no es
compatible con esa columna. Por ejemplo, si una columna es de tipo “texto” no
podrá sumar.
Ø
Acciones de gestión datos: si hacemos clic con el botón derecho encima de
cualquier fila o celda del Grid nos parece un menú contextual de distintas
acciones que podemos realizar con los datos de esa sección. Estas acciones
también las podemos encontrar en el menú
y en la barra de herramientas de la sección. Por ejemplo, si hacemos lo
anterior descrito en una fila del Grid de la sección de “empleados” nos
aparecerá este menú:
Ø
Imprimir vista actual del Grid: pulsa la opción “imprimir vista actual del Grid”
en el menú de la sección, para imprimir una vista actual del Grid, con todos
los datos que contenga en ese momento.
Vista preliminar de impresión Grid:
Ø
Exportar Grid: podemos exportar la vista actual del Grid a documentos PDF, Html, RTF, Texto y Excel.
Los documentos resultantes de la exportación se
guardan dentro de la carpeta “Archivos exportados”. Esta carpeta está ubicada
en el directorio “Datos eFacturacion\BD”. La
denominación del documento exportado está formado por el nombre de la sección +
la fecha y hora de la exportación. Por ejemplo, si exportamos el Grid de la
sección de “formas de pago”, el documento resultante sería: Fpago_27-12-2007
16;19;42.xls
Si el proceso de exportación ha finalizado
correctamente, se abrirá automáticamente la carpeta que contiene el documento.
Captura del Grid exportado a documento Microsoft Excel:
Ø
Guardar diseño y configuración Grid: esta opción nos permite guardar las distintas
configuraciones que hayamos hecho al Grid de la sección: añadir/quitar
columnas, ordenación, filtros, agrupaje, etc. Por
ejemplo, si en el Grid de “Clientes” queremos que por defecto se muestren los
datos ordenados por “Nº cliente” y estén agrupados por “Provincia”,
configuraríamos estas opciones (tal y como explicamos anteriormente) y antes de
salir de la sección guardaríamos estos cambios mediante la opción “guardar
diseño y configuración Grid” en el menú Grid de la sección. De esta forma cada
vez que entremos en la sección de “clientes” tendremos por defecto esta
configuración.
Ø
Quitar y/o añadir columnas: podemos personalizar nuestros Grid quitando y/o
añadiendo columnas. Es posible que una Empresa no necesite mostrar, por
ejemplo, la columna “marca” del Grid de “productos”. Usted podrá quitar esa
columna, pero la podrá recuperar cuando lo requiera.
Pasos a seguir:
o
pulse con el
botón derecho del ratón en la cabecera de cualquier columna. Seguidamente
aparecerá este menú contextual:
o
Seleccione la
opción “seleccionador de columnas”.
o
Para quitar
columnas, arrastre la columna a quitar hacia la nueva ventana.
o
Para añadir columnas quitadas, haga la acción
inversa, arrastre la columna de la nueva ventana hacia
Ø Filtro: podemos personalizar y configurar un filtro para
cada columna. Esto nos permite refinar las búsquedas realizadas con el buscador
o bien nos permite mostrar por defecto los datos de una sección (revise el anterior punto: guardar
diseño y configuraciones Grid).
Para mostrar el filtro de una columna hay dos vías
para hacerlo:
o
Hacer clic con
el botón derecho del ratón encima la cabecera de la columna en cuestión, o
sobre cualquier columna, ya que desde la ventana de filtros podemos modificar
el campo a filtrar. Seguidamente nos aparecerá el menú contextual, del cual
seleccionaremos la opción “editor de filtros”. En la nueva ventana podremos
generar y aplicar los filtros que necesitemos. Por ejemplo, si quiero crear un
filtro para que me muestre sólo los productos de la marca informapuntcom, con
un precio igual o inferior a 500 euros y con stock mayor a 0:
Podemos
crear tantos filtros como necesitemos.
o
Otro camino
rápido para filtrar datos de una columna, es poner el ratón encima de la
cabecera de la columna, entonces veremos que aparece un icono de “filtro” en la
misma 
Púlsalo y desplegará un combo con los distintos
valores que contiene ese campo. Selecciona un valor para filtrar la columna por
ese valor, o bien puede personalizar el filtro seleccionando la opción
“personalizado” del combo:
Ø Mostrar
formulario de edición del registro seleccionado: cuando hacemos doble clic sobre la fila de un
Grid, se nos abrirá el formulario de edición de ese registro.
Recomendación: Cuando tengamos cientos o miles de registros en
una tabla de datos, es recomendable poner filtros en los Grid, de esta
forma evitamos sobrecargar el inicio.
Por
ejemplo, si cada año traspasamos todos los datos de un ejercicio a otro, a los
4 años nos podemos encontrar que tenemos 1000 facturas. Pero por defecto nos
puede interesar sólo ver las del año activo. Entonces, en el Grid de facturas,
habilitaremos el filtro para ver sólo las facturas del año activo.
8. Mantenimiento de datos
Por
norma general, desde los formularios principales de consulta y búsqueda de las
distintas secciones del programa podremos acceder a las distintas acciones
de mantenimiento de datos de la propia sección.
Podemos acceder a las funciones de mantenimiento a través de la barra de herramientas:
o el menú:
Acciones comunes generales:
Ø Nuevo: nos permite crear un nuevo registro.
Ø Modificar: modificar los datos del registro seleccionado.
Ø Eliminar: elimina el registro o registros seleccionados. (permite selección múltiple)
Ø Ver ficha: muestra la ficha del registro seleccionado.
Ø Búsqueda: mediante el buscador de la sección y el filtro del propio Grid podremos buscar y filtrar los datos a mostrar.
Ø Imprimir ficha: visualización e impresión de los datos del registro o registros seleccionados. (permite selección múltiple).
Cada sección tiene sus propias acciones, y dependiendo de cual sea encontraremos más o menos acciones.
La mayoría de acciones disponibles permiten actuar sobre 1 o más registros (selección múltiple), excepto en las acciones de nuevo, modificar y ver ficha. Por ejemplo, si seleccionamos 15 productos del Grid de productos y pulsamos eliminar, se eliminarán estos 15 registros.
Por motivos de seguridad, en la sección de Empresas no está permitida la selección múltiple.
9. Numeración de los registros.
Cuando se da de alta un nuevo registro, se genera automáticamente su nº identificativo correlativo. Éste lo podemos modificar manualmente cuando estemos realizando una alta, ya que se puede dar el caso que necesitemos empezar la numeración por un distinto nº al 1, o bien hemos eliminado un registro y queremos crear un registro nuevo en ese hueco.
En el caso de introducir un nº identificativo repetido, automáticamente se generará un nuevo número identificativo que esté libre.
Los
documentos de venta se basan en la numeración que hayamos configurados
en los contadores de su respectiva serie. Por ejemplo:
10. Pasos iniciales recomendados (1er uso del programa)
Partiendo de la base que ya hemos instalado el programa correctamente y hemos configurado la ruta de la base de datos, le proponemos unos pasos a seguir para empezar a trabajar con el programa. El funcionamiento de cada sección está explicado en su apartado correspondiente de este manual.
- Ejecutaremos el programa
- Des de la pantalla de “login” vamos a crear una nueva Empresa, pulsando la opción “Empresas y Ejercicios”. Nos pedirá el password de Administrador (por defecto será 1).
- Damos de alta una nueva Empresa, un ejercicio nuevo y una nueva serie predeterminada.
- Volvemos a la
pantalla de “login”. Seleccionamos
- Creamos los datos de las tablas auxiliares inicialmente necesarios: tipo de IVA, tipo de RE, formas de pago, familia de productos,…
- Si procede, creamos los empleados y sus usuarios.
- Configuramos las opciones del programa en “Configuraciones”.
- Creamos los productos necesarios.
- Ya podemos empezar la gestión diaria.
11. 3 puntos básicos al crear documentos de venta y compras
1)
Introducimos los datos de la cabecera: fecha, estado, datos cliente,
datos adicionales, forma de pago, etc.